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LOS EVENTOS COMO HERRAMIENTA DE COMUNICACIÓN

“Una oportunidad excepcional para difundir nuestra marca”

Introducción:
Los eventos y sus funciones: Generar el interés de los medios de comunicación hacia algo que no tiene naturaleza noticiosa es una de las principales características de ellos.
Su ventaja principal no reside en el número de personas que asistirán, sino la mayor cantidad de público a la que se accederá a través de los medios. Realizado a gran escala, el acontecimiento especial es un elemento de difusión publicitaria que involucra todos los instrumentos y técnicas de la publicidad, al tiempo que requiere de una gran cantidad de detalles habilidosamente diseñados, dramatizados y presentados
Desarrollo:
Una vez que la dirección de la empresa haya aprobado el concepto del evento, se necesita un responsable de comunicación que lo impulse integralmente y que ejecute el esquema necesario para comunicarlo. Luego de investigar, diagnosticar la situación y establecer objetivos, la mayoría de los gerentes de Relaciones Públicas diseñan un plan que identifica el día de finalización de cada uno de sus pasos.
Estos pueden incluir todas las funciones de comunicación que rodean el evento: invitaciones, conferencia de prensa, e-mail marketing, telemarketing, dossier de información, gacetillas, marketing promocional, avisos y folletería.
La organización de eventos es una potente herramienta para la relación usuarios/marcas. Podríamos definirla como una triple herramienta:
? Una herramienta de comunicación: su fin principal es comunicar sobre la marca y el producto en un escenario propicio, mediante la presencia de colectivos afines al “mundillo” y el establecimiento del networking profesional.
? Una herramienta de marketing: entendiendo el marketing  como el camino que se sigue en  busca de demandantes de la marca y sus productos. El fin último de la comunicación y de la experiencia de marca.
? Una herramienta de colaboración. La organización de eventos es amplísima. Es técnica, académica, profesional, comercial, de ocio…Consigue reunir y juntar sectores que pueden no tener relación pero que están en continua interactuación.
Este tipo de estrategias no han dejado de crecer en el mundo organización de eventos y no es casualidad que la herramienta de los eventos se muestre como un gasto común, necesario e indiscutido en los presupuestos de las empresas.
En la propia organización de un evento, también se han abierto nuevas vías de comunicación, ya que hablamos de una herramienta tanto presencial, como experimental, debemos tener en cuenta que no solo comunicamos con elementos de marketing, publicidad, a través de las redes sociales, las notas de prensa o a través de las relaciones públicas. Ahora, tenemos en cuenta otros elementos que también formarán parte de nuestro objetivo
? El Formato del evento.
? Venues.
? Decoración y mobiliario.
? Iluminación, vídeo, sonido.
? Diseño gráfico, imagen.
? Incentivos, team bulding, programa social.
? Elementos tecnológicos: Apps, realidad aumentada…
? Producción audiovisual.
? Diseño y producción.
? El maestro de ceremonias.
? Quien es el público objetivo al que nos dirigiremos.
Si unimos todos los aspectos que debemos tener en cuenta en la organización de un evento para alcanzar los objetivos estratégicos de la marca, estaremos utilizando el evento como herramienta para comunicar, y no estaremos muy lejos de la definición de comunicación de Aristóteles: “La comunicación es la búsqueda de todos los medios de persuasión que se tienen al alcance, cuya meta principal  es el logro de una respuesta determinada”.
Conclusion: Los eventos como herramienta de comunicación, resultan ser sumamente importantes , tanto en las empresas como empredimientos independientes. Por eso es necesario hacer un buen uso de ellos, y aprovechar lo que pueden ofrecer en su totalidad.
Como se menciona en el texto, emplear los eventos como principal herramienta, es lo adecuado, ya que es una potente influencia para la relacion de usuarios y marcas.
Al momento de invertir en ellos es necesario tener en cuenta todos los aspectos del mismo, ya que es amplio el abanico de herramientas que tenemos para comunicar dentro de estos, y vale la pena aprovechar cada uno de ellos.

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