Un departamento de exportación básico tiene que estar formado, al menos, por un responsable de exportación y un asistente. El primero realizará la labor comercial en los mercados de destino elegidos; el segundo, las funciones de enlace y coordinación con el resto de los departamentos de la empresas a los que afecta la internacionalización.
¿Cuáles? “Todos pero especialmente, en esa primera fase, el financiero, logística y producción”, señala el experto Jacobo Pérez Sobas, quien recuerda que toda la empresa debe respirar internacionalización y que el departamento de exportación debe estar integrado en la estructura empresarial: “Aislarlo es un error muy frecuente”. Es muy importante también evitar los principales errores que suele cometer el exportador
Para empresas que facturen más de un millón de euros, según Pérez Sobas, se debería pensar en incorporar, aparte de un director de exportación, un área manager, “profesionales de comercio exterior que son responsables no tanto de mercados concretos como de áreas geográficas”. Sin olvidar que el responsable de exportación reportará siempre al gerente y al director comercial, “y que el departamento tiene que estar conectado con todas las áreas de la empresa”, apunta el experto Balbino Prieto, una conexión cuyas singularidades reseñamos a continuación:
Atención al cliente.
Es fundamental que la persona encargada de coger las llamadas hable, al menos, inglés de forma fluida. Y aún mejor si son varios idiomas.
Departamento administración y finanzas.
El comercio exterior tiene sus propios medios de pago por lo que el área de finanzas debe familiarizarse con todos ellos: créditos documentario, confirming, seguro a la exportación…
Logística y transporte.
Este departamento deberá gestionar de manera eficaz el envío de los pedidos, elegir el medio de transporte más adecuado o económico según las características del producto.
Producción.
Este área deberá adaptar su estándar a los certificados y normativas del país de destino, traducir las etiquetas al idioma de ese mercado, entre otras.
El personal
La pieza clave de cualquier departamento de exportación es la persona que se pone al frente de ese área. El director de exportación debe tener un perfil muy definido, que corresponde con el de licenciados con una formación específica en comercio exterior adquirida en algún máster y dotes comerciales. Será la persona responsable de elaborar un plan de ventas, en el que se fijará anualmente los objetivos de venta en función de la estrategia global de la empresa; búsqueda y análisis de los países mercados objetivos. ¿Dónde contratarlos? Cámaras de comercio, escuelas de negocios, universidades…
Funciones del manager
Dirige la actividad comercial de la empresa en una zona geográfica concreta, área de la cual tendrá un conocimiento especializado. Esto incluye cifras de negocios, margenes, rentabilidad, inversiones y desarrollo. Entre sus cometidos esta la negociación con las redes de distribución locales y realizar el seguimiento de los acuerdos. Reporte directamente del director de exportación.
El sueldo varía según la experiencia, formación e idiomas. Por ejemplo, para un profesional de exportación , el salario será mayor según la capacitación del personal e ira en incremento “si además aporta una cartera de clientes en el exterior o tiene un perfil técnico comercial”
Un último apunte: recuerda que a la opción de contratar a tu propio responsable de exportación está la de externalizar esa parte con una empresa especializada, aunque eso daría contenido para otro reportaje de esta revista.
