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Libros contables

Los libros contables son aquellos documentos se refleja y se plasma toda la información económica, financiera y contable de una compañía. Es decir, en los libros contables aparecen todos los datos necesarios para poder entender el funcionamiento económico-financiero de una compañía.

Estos libros se actualizan periódicamente coincidiendo con el ejercicio contable. Cuando comienza un nuevo ejercicio, también se crea unos nuevos libros contables. Por ejemplo: durante el año 2016 la compañía plasma la información en los libros de dicho año. Al empezar el año 2017, los libros del año 2016 se dan por finalizados y se crean unos nuevos, que serán los libros del año 2017. En algunos países el año fiscal no coincide con el año natural

Tradicionalmente en los libros contables la información se plasmaba en papel. Sin embargo, con el auge de las nuevas tecnologías ya se ha comenzado a aceptar los libros contables en formato digital o informático.

Los libros contables pueden tener carácter obligatorio o voluntario.

Libros contables obligatorios

Hay una serie de libros contables que son obligatorios porque así lo establece el legislador. A pesar de que en cada país se pueden establecer unos u otros, los más habituales son los siguientes:

Libro Diario: En el Libro Diario se contabilizan todas las operaciones que realiza la empresa. Visualmente, se configura como una sucesión de asientos contables, ordenados de forma cronológica.
Libro de inventario: El libro de inventario incluye el denominado balance de sumas y saldos de los balances de comprobación. Es decir, se va actualizando de manera periódica todas las cuentas con saldo de la empresa (activospasivospatrimonio netogasto e ingreso). El último balance de sumas y saldos debe coincidir con el Balance realizado para las Cuentas Anuales. Además en el libro de inventario hay que incluir el balance inicial y el denominado inventario de existencias, es decir, las unidades físicas que componen las existencias de la compañía y su valoración (usando alguno de los métodos de valoración aceptados).
Cuentas Anuales: Las Cuentas Anuales son unos informes financieros que reflejan la información económico-financiera de la compañía. Las Cuentas Anuales son 5 documentos: Balance de SituaciónCuenta de resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria. Las Cuentas Anuales se realizan una vez al año, es decir, no se van modificando periódicamente, como los anteriores.

Los libros contables obligatorios tienen que depositarse y legalizarse en el Registro Mercantil. Además de ello, previamente han tenido que ser aprobadas por la Junta General de Socios.

Libros contables voluntarios

Hay otra serie de libros contables que el legislador no establece su obligatoriedad. Sin embargo, para el funcionamiento interno de la empresa, estos libros contables resultan muy útiles y pueden mejorar la eficiencia de la misma. Sobre los libros contables voluntarios no existe obligación de aprobación por parte de los socios ni de depósito y legalización en el Registro. Los más habituales son los siguientes:

Libro Mayor: El Libro Mayor representa un resumen de todas las cuentas contables. Visualmente, se configura en forma de T, anotando todos los movimientos que afecten al debe y al haber de la cuenta correspondiente. Nos da una imagen visual muy práctica del saldo que tiene una cuenta en cualquier momento del ejercicio. El saldo es la diferencia entre el debe y el haber, siendo saldo deudor cuando el debe es superior al haber y saldo acreedor, cuando el haber es superior al debe. El Libro Mayor estaría formado por todas las T de las cuentas contables (como la que podemos ver a continuación).

Otros libros auxiliares: Dentro del resto de libros voluntarios, podemos encontrarnos con el Libro de Banco (que refleja los movimientos bancarios), el Libro de Caja (que refleja los movimientos de cash o de efectivo – pagos y cobros), el Libro de vencimientos (donde se reflejan y de ordenan cronológicamente los vencimientos de las facturas a pagar y a cobrar, etc.)

Para un mejor orden se realizan los libros en base a rubricas, que esto facilita su comprensión.  Pueden haber varios ejercicios por libros y además puede haber un ejercicio en un libro y otra parte en otro libro.

En mi punto de vista los libros contables son fundamentales para cada empresa, para mantener un orden y un mejor control para poder tomar las mejores decisiones a futuro en una empresa. Cuando se detalla muy claro lo que se gasta y lo que se compra podemos sacar mejores estadísticas sobre nuestro rendimiento, en que podemos achichar costos y en base a nuestra producción que es lo que mas vendemos trayéndonos una mejor ganancia.

También se puede invertir a corto, mediano y largo plazo gracias a que todas las cuentas de egresos e ingresos que tenemos están explicitas en estos libros. Como mencione anteriormente los libros de carácter obligatorio son los que nos pide la afip para controlar nuestra empresa ya que somos parte de una sociedad y tenemos responsabilidades y obligaciones con el estado. Los libros que no son obligatorios son para mejorar el funcionamiento de nuestra empresa, para ser más eficientes en nuestro trabajo. Destaco la palabra “ORDEN” porque es la que nos permite organizar las actividades que realiza nuestra empresa, sin estos libros todo sería un caos y pasaríamos por alto mucha información que es necesaria para innovar o poder competir en un mercado.

En administración, que es la carrera la cual estoy estudiando, la contabilidad es un punto muy fuerte ya que nos permite saber con exactitud cómo manejar nuestros recursos en una empresa, nos determina  cuales cuentas nos traen más ganancias y cuales  mas perdidas, así pudiendo controlar en carácter general todas las actividades.

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