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puestos y funcion en un hotel

Profesora: Adriana Puentedura.

Alumno: Campanelli Leandro Adrian.

Sede: Vicente López.

Turno: Mañana.

Carrera: Turismo y hotelería, 1er año.

Materia: Administración.

Tema: Puestos y función en un hotel.

Puestos de trabajo comunes en un hotel y sus funciones:

1- Gerente general/Director del hotel

Es el cargo de mayor responsabilidad:

-Se encarga de la administración, control y desarrollo del hotel verificando que todas las demás áreas departamentales estén funcionando de la mejor manera posible.

-Define las políticas de la empresa y los objetivos que deben cumplirse.

-Verifica que cada departamento esté cumpliendo los objetivos planteados, aportando excelente calidad de servicio.

-Administra la gestión de recursos humanos, comercialización, seguridad, calidad y coordinación todos los aspectos necesarios para el correcto funcionamiento del hotel.

2- Gerente de ventas

Además de complementar a los demás departamentos principales, su principal función es dedicarse a la venta y publicidad:

-Encontrar clientes.

-Presentar a la empresa.

-Ofrecer los servicios.

-Cerrar tratos con los clientes.

-Elaborar estrategias de publicidad.

-Promocionar los servicios del hotel.

-Buscar potenciales clientes.

-Informar los resultados de las ventas al departamento de contabilidad y finanzas.

Asistente de Ventas.

El objetivo principal de este cargo es apoyar la labor de su superior, el jefe y/o gerente de ventas, controlar, clasificar y ordenar las ventas realizadas, además de recopilar facturas para llevar un debido proceso en el orden administrativo.

El departamento de habitaciones es el que estará encargado de la captación de las solicitudes de reservas y la atención al cliente con esta finalidad, además de controlar los cheques y pagos de las mismas.

También debe supervisar que las habitaciones estén limpias, trabajando en estrecha coordinación con los recepcionistas y amas de llaves.

Tienen la labor de determinar la disponibilidad de habitaciones y tomar y confirmar las reservaciones.

El supervisor o gerente de reservaciones se encarga de dirigir el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones realizan las funciones de atender las reservas  por todos los diferentes medios que lleguen (medios de comunicación, reservas de grupo, por internet, tours, operadoras, etc.), manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientes y garantizar las reservas concretadas.

Ejecutivo en ventas.

Es uno de los trabajos más importantes porque tiene a su cargo una cartera de vendedores a los que debe indicarles que deben hacer.

Es el responsable de lo que cada uno de sus empleados haga, debe saber el movimiento de todas las cuentas y si se llega a presentar algún inconveniente con ellas debe tomar la responsabilidad sobre esta.

Debe proveer un índice detallado de los estados de cuentas, tener iniciativa para conseguir cuentas importantes para su empresa.

De ellos depende el éxito o fracaso de la empresa, es un cargo muy complejo que requiere de un nivel extremo de compromiso y responsabilidad.

3- Gerente de servicios.

Se encarga de supervisar el departamento de servicios:

-Controlar los costos.

-Conseguir una clientela fiel.

-Propiciar las buenas relaciones entre los empleados.

-Solventar las dudas e inquietudes de servicios de todos los clientes.

-Cumplir con los objetivos de ventas.

-Dar el ejemplo desempeñando las normas éticas.

-Asegurarse de que se esté ofreciendo un alto nivel de calidad y que el negocio esté siendo rentable.

Administración y finanzas

Es un cargo importante porque tiene a su mando el control de los asuntos administrativos, debe acordar con el Director General cómo se distribuirán los asuntos e informarle acerca de las diferentes etapas y sucesos relativos a los mismos.

Debe administrar los recursos financieros, presupuestos, egresos, gastos e inversiones en conjunto con las Direcciones y Unidades de la empresa.

Supervisa el manejo de los recursos financieros, coordina los fideicomisos reglamentados por el gobierno, supervisa los procesos que se relacionan con la administración del personal.

Reguarda y mantiene el suministro y adquisición de recursos materiales, patrimoniales y servicios generales de la corporación.

Estrategias de negocios.

Como su nombre lo dice, se encarga de crear estrategias y planes para incorporarse en nuevos mercados y potenciar las fortalezas de la empresa, así como también mejorar la experiencia y conocimientos de cada integrante de la asociación u organización.

Su principal función se centra en la responsabilidad directa sobre las actividades de ventas de la empresa, dirección de marketing, promoción y distribución, planificar ventas, organizar las diferentes distribuciones.

Asigna objetivos a cumplir con respecto a las ventas de acuerdo a los productos y zonas, crear planes estratégicos para mejorar el éxito de la empresa, estudiar los clientes y locaciones que pueden resultar más adecuadas para promocionar.

Propicia un ambiente de trabajo en equipo impulsando el espíritu de ventas del personal a su cargo.

Analiza las posibles causas de los problemas y quejas de los clientes.

Diseña políticas para determinar los precios y condiciones de venta.

Crea planes para incrementar el progreso de formación de las personas de su departamento.

Está encargado de recibir, filtrar y distribuir los diferentes procedimientos y mejoras en cuanto a la calidad de servicio.

Contraloría y contabilidad.

Departamento encargado de analizar y controlar las operaciones financieras y contables.

Se dedica también a la elaboración de presupuestos anuales, pronósticos de ingresos, estados financieros, creación de informes acerca de la situación financiera, atender las auditorías por parte de la contraloría, etc.

Compras.

Es un puesto muy importante para el correcto desenvolvimiento de las labores en la empresa porque están encargados de la cadena de suministro y compras de todos los bienes necesarios para que el establecimiento funcione  eficazmente.

Puede tratarse de compras para el uso de la empresa  como para la reventa y/o materia prima para la elaboración de sus propios productos.

En este cargo también se incluye la compra de servicios relacionados al transporte o mercadeo.

Se encargan del uso de sistemas de información y computación para la dirección de la organización.

Planean y dirigen todas las actividades relacionados con la informática y tecnología en la empresa para la que trabajan.

Determinan las metas empresariales para el diseño de planes para lograr las metas previamente planteadas.

4- Subgerente.

Está encargado de cumplir con todas las labores del gerente cuando éste último se encuentre ausente.

Por lo general no toma decisiones importantes sin antes consultarlo con el gerente pero si tiene decisión sobre asuntos rutinarios y comunes que pueden llegar a surgir en el normal desenvolvimiento del hotel.

Debe estar capacitado con toda la información y conocimientos necesarios para asumir un cargo tan importante, conocer todas las funciones, al personal, sus tareas, reemplazos, etc.

Además, el conocimiento de las normas legales es algo que no puede faltar para evitar meterse en problemas con la ley.

Es necesario que resuelva rápido y tenga un plan B para todo en caso de que las cosas no salgan de acuerdo a lo esperado.

Gerente de división de cuartos.

Su trabajo consiste en planear, supervisar y controlar que se lleven a cabo todas  y cada una de las políticas de operación relativas a su área:

-Planear y supervisar la operación de grupos y convenciones.

-Analizar las estadísticas mensuales.

-Establecer estándares y normas para la prestación de servicios en su área.

-Recibir las quejas pertenecientes a su área.

-Coordina junto al jefe de mantenimiento el correcto desempeño de sus labores.

Jefe de recepción.

Organiza y controla las tareas del departamento de recepción:

-Elabora el horario del personal a su cargo.

-Gestiona las quejas.

-Se comunica con los demás departamentos en caso de ser necesario.

-Se encargan de la atención al cliente y resuelve cualquier duda o inquietud.

-Es el principal a cargo del contacto con el cliente.

Ama de llaves.

Este departamento es el que tiene un mayor número de empleados a su cargo en todo el hotel y se encarga principalmente de la limpieza de todo el establecimiento: tanto de las áreas comunes del hotel como los pasillos, oficinas, habitaciones, etc.

Este puesto es sumamente importante porque la limpieza es la carta de presentación de un hotel, de esto depende gran parte del éxito o fracaso.

Debe recibir capacitación, las empleadas deben ser amables y transmitir calidez a los huéspedes.

Gerente de alimentos y bebidas.

Se encarga de supervisar la preparación y decoración de cada uno de los platos y bebidas que se preparan en el área de la cocina del hotel siguiendo las recetas y estándares previamente establecidos por el hotel.

Asegurar el correcto desenvolvimiento de las funciones de los demás empleados, buen manejo de insumos, evitar que se desperdicie material, preparar el menú, supervisar el área de los postres, licores, inventario general, etc.

Debe hacer las adquisiciones necesarias y controlar las bodegas.

Estar en control de todo el personal a su cargo.

Capitán de atención al público.

Responsable ante el gerente del correcto funcionamiento de los servicios que ofrece el restaurante o cafetería.

-Recibe al cliente.

-Lo acompaña a la mesa.

-Recibe sugerencias.

-Despide al comensal.

-Revisa que todos estén realizando sus labores.

-Chequea los suministros.

-Auxilia a los meseros en caso de ser necesario.

Se encarga de controlar al personal, crear los menús, vigila el uso racional de las materias primas y demás bienes, controla la salida y calidad de los platos, determina los horarios de trabajo de los demás trabajadores a su cargo.

Gerente de servicios generales.

Es el encargado de desarrollar un programa anual para el mantenimiento y prevención de las maquinarias y equipos.

Toma todas las medidas necesarias para mantener y mejorar las condiciones arquitectónicas del inmueble.

Administración de servicios básicos, apoyar a las áreas que lo integran, resguardar la seguridad del inmueble y sus ocupantes, operar la comisión de seguridad e higiene.

Jefe de Mantenimiento.

-Debe solucionar todos los problemas que se presenten en tiempo record para que no se interrumpa la producción.

-Debe organizar y coordinar las órdenes de trabajo de mantenimiento de todo el personal que se encuentra a su cargo.

-Coordina la entrega y recepción de los materiales necesarios para realizar los trabajos de mantenimiento.

-Verificar el orden y calidad de los trabajos realizados.

-Autorizar el retiro de materiales guardados en bodega.

-En caso de ser necesario debe Proporcionar capacitación acerca de los equipos, materiales y herramientas presentes en las instalaciones.

Jefe de seguridad.

Se encarga de la prevención de riesgos laborales.

-Analiza las posibles situaciones de riesgo.

-Elabora planes de seguridad.

-Inspecciona al equipo.

-Supervisa los sistemas.

-Asegura la seguridad de los clientes y empleados.

-Elabora informes referentes a todo lo realizado y acontecido.

-Control del parking.

Jefe de jardinería.

Encargado de todo lo relacionado al jardín y su mantenimiento.

Gerente administrativo.

Su función es planear y dirigir la gestión administrativa de la empresa.

-Manejar las relaciones con los proveedores.

-Control disciplinario del personal.

-Crear estrategias de producción, etc.

Jefe de recursos humanos.

Es el responsable de todo lo relacionado con el control de recursos humanos y trabaja en contacto directo con la Gerencia General y otros directivos.

-Debe mantener un clima laboral favorable.

-Organizar los subsistemas de RR.HH.

-Mediar los conflictos entre empleados.

-Velar por el bienestar de las relaciones empleado-empresa.

Jefe de almacén.

Controla las entradas y salidas de todos los materiales, equipos, productos, herramientas y en general todos los bienes propiedad de la empresa.

Además realiza auditorías e inventarios para el correcto y eficaz control.

Auxiliar contable.

Sus labores están relacionadas con las tareas de contabilidad, entre algunas de sus muchas funciones podemos encontrar:

-Manejo de inventarios.

-Pago de servicios.

-Declaraciones tributarias.

Auxiliar administrativo.

Sus principales funciones son:

-Tramitar correspondencias, recibir documentos, atender llamadas, visitas, archivar documentos, tramitar expedientes, llevar la agenda al día, etc.

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