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Proceso Contable

El Proceso Contable nace de la técnica de la contabilidad, que trata de documentar las cosas ocurridas en una empresa a través de la documentación contable.

El proceso contable es indispensable para conducción de la empresa y se basa en la recepción, administración y clasificación de todo documento que registre la actividad comercial realizada en la empresa o sociedad, que puede ser por ejemplo: Facturas A, B,C,M o Electrónica, Recibos, Cheques, Pagarés, Notas de Débito, Notas de Crédito, etc. Con su posterior escritura en los libros contables que debe tener la misma de forma obligatoria, ya que son exigidos por la ley, que son el libro Diario y el libro de Balance de Sumas y Saldos. Además, podemos agregar que se puede encontrar otro libro que no es obligatorio y es el libro Mayor, que se utiliza como el paso previo entre el libro Diario y el libro de Balance de Sumas y Saldos, este sirve para poder llevar los movimientos de cada cuenta de una forma más ordenada y no arrastrar errores al libro de Balance. En el libro Diario o Método de Partida Doble se encuentran las registraciones diarias de las actividades comerciales, por ejemplo, compra de mercaderías, pagos de sueldos, ventas, registración de deudas propias o de clientes, gastos mínimos, de limpieza, o de librería, servicios, compra de automóviles, inmuebles, muebles o computadoras, cancelación de deudas propias o de clientes, etc. Estas actividades van a ser registradas a través de cuentas, que son las agrupaciones de elementos de características similares que integran el patrimonio. Y se dividen en 4 partes:

-Nombre: es el elemento que la permite identificar a cada grupo de valores.

-Debe: es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o la parte ingresada.

-Haber: es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o la parte egresada.

-Saldo: es la diferencia entre el total del Debe y el total del Haber. Dando a haber tres posibilidades. Si los débitos son mayores a los créditos el saldo se llama Deudor, si los créditos son mayores a los débitos el saldo se llama Acreedor y si los dos totales se encuentran igualados, dando un saldo con valor 0, se dice que la cuenta esta saldada.

Las cuentas pueden ser Patrimoniales (de Activo, Pasivo o Patrimonio Neto) o de Resultado, que pueden ser positivas o negativas. En una empresa deben utilizarse los mismos nombres de cuentas ejercicio tras ejercicio para poder mantener un orden, estas cuentas deben estar decididas antes de comenzar el primer ejercicio contable. Vale aclarar que las cuentas de una empresa no deben ser las mismas que las de otras empresas, pero en general la mayoría de las cuentas son las mismas.

El libro Diario se divide por 3 columnas, en donde una es para poner el nombre de las cuentas que se utilizan en la actividad comercial y en las otras dos se colocan los montos del Debe y del Haber, estas dos últimas deben ser iguales asientos tras asiento, porque si no estaría existiendo un error en el mismo.

Luego del transcurso del año contable, que puede o no coincidir con el inicio y fin de año de calendario ( Enero y Diciembre ), se procede a hacer un cierre de Libro Diario y a pasar los movimientos de las cuentas utilizadas, para obtener los saldos de estas. En cuanto se obtengas los saldos, se pasan los datos al libro de Balance de Sumas y Saldos, que puede ser de 8, 10 o 12 columnas, pero el más usado es el de 8. En este balance se anotan todas las cuentas con sus respectivos movimientos en el Debe, en el Haber, que saldo arroja (deudor o acreedor) y a qué tipo de cuenta pertenece. Después del traspaso se pasa a sumar los totales de las columnas del balance. Las dos primeras columnas son el Debe y el Haber, que deben dar iguales, después se ponen las columnas de saldos, Deudor y Acreedor, que también deben ser iguales. Sigue la columna de Estado Patrimonial, que se divide en Activo y Pasivo + Patrimonio Neto, que pueden o no dar iguales y por último la columna de Estado de Resultado que son lo de Resultado Negativo y los de Resultado Positivo, que tampoco deben dar iguales de forma obligatoria. Pero la diferencia, si es que la hay, entre las columnas de Estado Patrimonial debe ser igual a la diferencia de las columnas de Estado de Resultado de forma obligatoria. Además, si el Activo es mayor que el Pasivo y el Patrimonio Neto, también debe ser mayor el Resultado Positivo que el Negativo dando así una Utilidad del ejercicio, es decir, una ganancia. En cambio, si el Activo es menor que el Pasivo y el Patrimonio Neto, y también es menor el Resultado Positivo con respecto al Negativo, da como resultado una Pérdida del Ejercicio. Y como último caso, puede ser que todas las columnas de Estado me den iguales, arrojando que en este ejercicio contable no hubo ni ganancia ni pérdidas.

Mi opinión al respecto del Proceso Contable, es qué además de ser imprescindible para el manejo ordenado de la empresa y porque la ley lo establece y lo pide. A partir de las registraciones hechas y de los resultados vistos en el Balance podemos tomar como fundamento o respaldo para las decisiones que creamos correctas para el futuro de la empresa.

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