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Documentos Comerciales

Los documentos comerciales son básicamente comprobantes que respaldan hechos, transacciones y operaciones comerciales con la finalidad de registrarlos en los Libros de Contabilidad a través de diversos procedimientos, logrando una mejor lectura de la situación del ente (empresa o comercio) a la hora de tomar decisiones o bien llevar una correcta gestión de la misma.

Antes de profundizar en temas referidos a los documentos comerciales, aclaremos qué es la contabilidad, a quién va dirigida y finalidad de la misma.

La contabilidad o el Sistema de Información Contable (S.I.C.) es un una disciplina que forma parte de un sistema de información consciente de un proceso más abarcativo que, con relación a las operaciones y determinados hechos los identifica, capta, clasifica, mide, registra y elabora. Para poder obtener y comunicar información que es requerida por los distintos usuarios interesados, que bien pueden ser gerentes de empresas, proveedores, futuros y actuales  accionistas y/o también  controlan la información resultante de dichos documentos la Administración Federal de Ingresos Públicos (A.F.I.P.), que es el ente recaudador de tributos y demás tareas a favor del Estado Nacional. Justamente hay dos Libros Comerciales que son exigidos por ley (libro diario y libro de inventario y balances) donde el comercio o empresa debe presentar mensual y anualmente dichas informaciones registradas para la aplicación impositiva correspondiente. Dentro de los documentos comerciales podemos destacar a los más usados en el día a día, cómo por ejemplo; Pagaré, Facturas (A, B, C, M), Ticket, Remito, Orden de Compra, Nota de Crédito, Nota de Débito, Boleta de Depósito, Cheque.

  • Pagaré: es una promesa de pago escrita, pura y simple en el cual una persona se obliga a pagar a otra, o a su orden, una suma de dinero determinado en un plazo
    establecido en el mismo documento, en un lugar determinado.
  • Facturas: pueden ser A, B, C o M correspondiendo al monto máximo de facturación que tengamos. Las facturas son documentos principales de la compra venta, en el caso de la venta es emitido por la empresa hacia un tercero detallando la mercadería vendida, indicando cantidad, detalle, precio unitario, importe total, forma de pago, y otros datos requeridos por la A.F.I.P. cómo tipo de factura las cuales pueden ser (A,B,C y M), Razón Social, fecha de la operación,  número de factura, entre otros requerimientos, en el caso de la compra sirve al comprador como fuente de datos para registrar dicha compra y registrarla en sus libros. La Factura A es de responsable inscripto a responsable inscripto y en ella se llevan y traen los impuestos al valor de la mercadería y a su venta. La factura original se la queda el comprador y el vendedor una copia de la misma. La Factura B es de responsable inscripto a un consumidor final (beneficiado) en la cual recae el precio de la mercadería más el impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) que el consumidor final no puede descargar con nadie más.
  • Nota de Débito: se emite por diferentes motivos tal como liquidación de intereses por pagos fuera de términos, de fletes, por gastos a cargo del comprador, por error de facturación, entre otros. El emisor de la nota de débito entrega la nota a su cliente y de esta forma aumentando la deuda de éste último.
  • Nota de Crédito: la emisión de este documento comercial tiene que ver con todo lo referido a descuentos, devolución de mercadería, descuentos especiales, por error de facturación, etc. Es enviado al cliente disminuyendo la deuda de éste.
  • Remito: es el documento que confecciona el vendedor y acompaña a la entrega de las mercaderías vendidas, la persona que recibe estos bienes debe dejar en claro su conformidad para servir de base para la confección de la Factura. El remito actúa como prueba de que la mercadería se entregó por parte del vendedor, al comprador lo beneficia a la hora de controlar si la mercadería entregada es acorde a la Orden de Compra, y el transportista queda con su copia, para poder tener cobrar el flete.
  • Recibo: se trata de una constancia de pago, de haber recibido dinero, cheques, pagarés y otros valores, los emite es el que recibe el pago y su firma es prueba para la extinción parcial -o total de la deuda.
  • Cheque: es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en su nombre en cuenta corriente o bien puede girar al descubierto en caso de estar autorizado.  El firmante  es quien emite el cheque y ordena su pago, el banco es la institución que debe pagar el cheque librado, el beneficiario es la persona que recibe el cheque y puede cobrarlo. Y el endosante es quien transfiere el cheque por medio del endoso a favor del banco. Los cheques pueden ser cruzados o al portador, cuando están cruzados (dos líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo) que debe ser depositado en una cuenta. Y al portador de aquel cheque en el cual no se menciona el nombre del portador pudiéndose cobrar sin nombre alguno. Los cheques tienen un plazo generalmente de 30 días luego de la fecha de emisión.
  • Boleta de depósito: es el comprobante que nos da el banco luego de depositas dinero o valores a nuestro favor, en el cual detalla montos, números de cheque, información de nuestra cuenta bancaria, entre otras.
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