CURSOGRAMAS
¿Qué es un cursograma?
Los cursogramas son una herramienta que permite visualizar de forma gráfica los procedimientos de la empresa y detectar con facilidad cualquier error, repetición o demora innecesaria (por ejemplo, materiales que se compran sin controlar el stock existente, falta de alertas de cobro o pago, documentos inútiles). Describir los procesos de tu empresa en un cursograma, tal como son en la actualidad, te ayudará a descubrir y corregir ineficiencias.
Los cursogramas permiten conocer:
- Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organización como fuera de ella que participan en el procedimiento.
- Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
- Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.
- Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
- Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.
Ventajas y desventajas de los cursogramas
Mediante la utilización de este método gráfico se logra:
– Mostrar en realidad objetivamente cómo funcionan los componentes del sistema, facilitando el análisis de su eficiencia
– Reemplazar con ventajas los métodos de descripción narrativos y de cuestionarios. La visualización de un proceso facilita el examen de sus componentes y repercusiones .El mecanismo de lectura de los otros métodos es más claro y más lento, siendo más difícil la localización de deficiencias
– Que cualquier proceso desde el más simple hasta el más complejo, pueda ser relevado y descrito
– Advertir más fácilmente las debilidades y defectos de un circuito.
– Facilitar la actualización de los circuitos modificados, mostrando con mayor claridad los cambios introducidos.
Desventajas
No tiene casi desventajas porque es una muy buena herramienta aunque yo pude rescatar una desventaja que es que se requiere de un período previo de entrenamiento y adaptación para poder utilizar esta técnica.
Vendedor:Cursograma de Ventas
1-Atiende al cliente y concreta la venta, confecciona factura en cuadruplicado
2-Distribute facturas: original y duplicado al cliente para que efectué el pago; el triplicado a empaque junto con la mercadería; y el cuadruplicado queda adherido al talonario
Cajero:
3-Cobra al cliente, coloca cancelado en el original y el duplicado de la factura
4-Distribuye facturas: entrega el original al cliente da vuelto y retiene el duplicado hasta fin de la jornada
Empaquetador:
5-Chequea la mercadería con el triplicado de la factura y empaca
6-Contra presentación de la factura original pagada y el triplicado pasa a entregado
7-Entrega la mercadería al cliente junto con la factura original y retiene el triplicado hasta el fin de la jornada
Cajero y Empaquetador
8-Al fin de la jornada suman facturas cobradas y entregadas y las remiten a contabilidad
Contador:
9-Controla los totales de facturas cobradas y entregadas
10-Hace el registro contable y archiva la documentación
