Costos y Compras

En el momento en el nos referimos al sector compras, nos estaremos refiriendo al área más importante. Dentro de un circuito organizado, como esquema de control de costos, en el cual es necesario organizar para que cumpla con un objetivo.

Comprar es el sector de la empresa que tiene como objetivo mantener el proceso productivo de la misma, adquiriendo toda la materia prima y productos de la mejor calidad y con las mejores condiciones de precio y pago. Conocer sus objetivos con:

• Surtir los almacenes de alimentos y bebidas.
• Comprar al precio más bajo son afectar la calidad.
• Localizar y elegir los proveedores que suministren la mercadería.
• Mantener una buena comunicación con el departamento de costos de alimentos y bebidas para estar al tanto de los resultados diarios de costos.

A simple vista,  pareciera que comprar es fácil, comprar no es pedir y por lo tanto requiere de un trabajo continuo para evitar caer en los errores más comunes.

Si analizamos el proceso diario podemos ver los errores más comunes ellos son:

Comprar de más: Es algo común, ya que nos gusta ver nuestro deposito lleno de mercadería, esto genera costos ocultos que a lo largo terminan perjudicando nuestra rentabilidad.

Como en el caso ejemplo de costos de necesidad de espacio: Si acumulo mercadería voy a necesitar de más espacio.

Costo del personal: Mantener un gran Stock requiere de personal adicional.

Costo financiero: No debemos olvidar que la mercadería es dinero inmovilizado, por lo mínimo debe tener en cuenta del costo financiero.

Comprar de Menos: Esto es demasiado peligroso. El desconocimiento y la simplificación del análisis de este punto puede resultarnos muy perjudicial.

Compra de Emergencia: Si realizamos comprar de emergencia por haber pedido de menos, terminamos comprando a un precio del cual no era lo planificado.

Por otro lado, quiero señalar que comprar fuera del circuito puede realizarse al  saber que la compra es por muy poca cantidad o que tenga que ser algo muy fresco como por ejemplo como puede ser un paquete de albahaca.

Estas emergencias deben ser salvadas y es con este fin que el departamento de compras tiene asignado una cantidad de dinero denominado caja chica. Este monto esta establecido por la administración, es decir, el gerente de compras que es el máximo responsable. Esto funciona en un servicio comercial y en un servicio no comercial se denomina fondo fijo, que es un monto de dinero fijo que nos sirve para solucionar emergencias como puede ser por falta de entrega de un proveedor, reemplazo de mercadería dañada accidentalmente, incremento de comensales no anticipador, eventos imprevistos de poco volumen, falta de elaboración del menú o gastos improvistos de movilidad o transporte.

La cantidad de este dinero estará determinado según el volumen de facturación y debe ser rendido a la administración acompañando con la factura y aprobación del gerente de operaciones.

A partir de lo establecido es importante tratar de realizar una compra que sea acorde, es decir, no comprar de más, ni tampoco comprar de menos, la mejor manera que esto suceda es realizar una planificación organizada.