RECURSOS HUMANOS Y LA TECNOLOGÍA
La contribución de recursos humanos
Los directores generales de muchas empresas están presionando a sus departamentos de recursos humanos (RRHH) para que contribuyan de forma más estratégica al éxito de la empresa. Desde hace mucho tiempo, la gente percibe el departamento de RRHH como un sector de gastos, y muchas veces no es fácil saber qué quiere decir eso. Los directores generales, que naturalmente se preocupan por que la empresa crezca y por dar a sus accionistas buenos resultados, quieren que RRHH apoye los objetivos de la empresa y tenga la información necesaria para apoyar la toma de decisiones en la organización. Y tienen razón, porque en realidad RRHH debería de estar haciendo todo esto y debería de asegurarse de que los trabajadores de la empresa están calificados, satisfechos y en el momento y en el lugar adecuados. Para cumplir con todas estas condiciones, hay que asegurarse de que los procesos son de calidad, que se tienen sistemas de RRHH integrados y que el departamento de RRHH difunde información precisa y actualizada. Cuando se juntan estos elementos, RRHH puede llegar a jugar un papel que puede influir mucho en los resultados netos de la empresa.
Puede parecer demasiado, pero no es imposible, y el departamento de RRHH no está solo. Existen tecnologías y proveedores de servicios que pueden ayudar a sacar al departamento de RRHH de su rutina, a liberar fuerza de trabajo para que pueda enfocarse en tareas más estratégicas y aprovechar las capacidades de la inteligencia de negocios para generar los resultados deseados.
Entra la tecnología
Por ejemplo, su programa de puntualidad y asistencia hace el seguimiento de las horas que trabajan los trabajadores y de sus ausencias, y representa todo el trabajo de preparación para generar la nómina. Asimismo, tiene otro programa que maneja los pagos de incapacidades de corto y largo plazo. Sin duda, ambos sistemas son importantes, pero por separado, refuerzan el papel administrativo tradicional del departamento de RRHH. Una solución de externalización que combine la información de ambos sistemas y use funciones de inteligencia de negocios podría ser un programa de gestión de activos humanos que haga el seguimiento de absentismo, los periodos pico de trabajo y la rotación de empleados. Con él, podría usar sus datos para saber cuáles son las consecuencias en los costos de mano de obra, las horas adicionales que trabajan sus empleados y el dinero que gasta en empleados temporales y en reemplazos. Esta inteligencia de negocios puede ayudarle a alinear la fuerza de trabajo con sus necesidades de mano de obra a largo plazo, a manejar las ausencias y la utilización de la mano de obra y, por lo tanto, a reducir sus gastos de operación.También podría vincular los programas de capacitación, adquisición de personal y contrataciones. Existen muchas herramientas tecnológicas con las que los posibles empleados pueden presentar su currículum vítae en línea. Pero ¿su departamento de RRHH usa esa información para otra cosa que no sea el proceso de contratación? Si integra los datos y la información sobre las habilidades de los posibles empleados con el plan de desarrollo y los programas de capacitación de la empresa, puede “canalizar” a las personas calificadas hacia la organización y educar a sus empleados. Con esto, se asegura de que toma decisiones más estratégicas con respecto a las contrataciones y de que le da un mejor uso a su personal.
La selección
Sin embargo, seleccionar el asociado correcto es tan importante como tomar la decisión de externalizar las funciones de RRHH. La decisión de asociarse con un proveedor de RRHH es realmente importante, por lo tanto, hay que enfrentarla con el mismo cuidado que se abordaría una fusión o una empresa conjunta. Las empresas que van a asociarse tienen que ser culturalmente compatibles y deben de compartir una visión común.
El esquema de trabajo y el modelo de entregas de su asociado de externalización tienen que estar diseñados para satisfacer sus necesidades, y hay que definir con claridad la cobertura en cuanto a los servicios que le proporcionará. Los objetivos de la externalización deben convertirse en acuerdos de nivel de servicios para poder medir el desempeño conforme a las expectativas. La mayoría de las empresas grandes querrán un proveedor de servicios completos y no uno que sólo maneje un elemento (como nómina). Hay que revisar las referencias del posible proveedor y éste tiene que demostrar que tiene capacidades en toda la gama de externalización de RRHH (y que tiene el respaldo financiero que le permitirá estar presente durante mucho tiempo).
Estrategia en RRHH
Estos son algunos ejemplos rápidos de cómo las empresas pueden aprovechar sus áreas de RRHH para obtener buenos resultados. La lista siguiente contiene sólo algunas de las áreas que pueden verse beneficiadas y algunos resultados que se pueden obtener.
- Niveles de personal: al alinear el seguimiento del tiempo con la información de las incapacidades y las ausencias, es posible comprender mejor las necesidades de dotación de personal.
- Contrataciones: al unir la información del currículum vítae con las necesidades que tendrá la empresa en un futuro, es posible “canalizar” a las personas calificadas hacia los puestos vacantes.
- Planeación de sucesiones: al evaluar las habilidades de los empleados actuales y compararlas con los puestos vacantes, se pueden promover las contrataciones internas.
- Costos de prestaciones: al integrar los datos de las encuestas de RRHH con los objetivos de la empresa, se pueden predecir los cambios que ocurrirán en las tasas de contribución de la organización que generarán una mayor rotación de puestos.
- Evaluaciones de las contrataciones: al extraer datos de las distintas funciones de RRHH, se puede determinar si el aumento en las contrataciones se debe a un crecimiento y a más habilidades en la gente o a una rotación de personal no deseada. Si las empresas hacen una revisión detallada de los elementos tangibles e intangibles que están detrás de estas preguntas, podrán asegurarse de que RRHH sea más que un elemento fundamental para lograr los objetivos de la empresa, harán que sea un catalizador integral del éxito de la misma
