El proceso administrativo de compras es un proceso conformado por diferentes tipos de operaciones y flujos de información que tienen como resultado la adquisición de un determinado tipo de bien o servicio para una empresa.
Este proceso se inicia con la necesidad de obtener dicho bien o servicio y concluye con la adquisición de éste. Es importante remarcar desde qué departamento se quiere realizar una compra, ya que no todos tienen las mismas necesidades.
El procedimiento de compras tiene diferentes etapas de desarrollo:
Primero y principal deberemos iniciar el pedido a nuestro proveedor y luego procederemos a hacer un seguimiento de éste y corroborar su desarrollo, la emisión del pedido debe ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos y le solicitaremos una orden de compra a nuestro proveedor, en la cual se detallan diferentes aspectos del producto y de la forma en que se va a realizar la compra.
Luego, cuando nos traen el producto deberemos recibirlo e inspeccionarlo. El proveedor entrega la mercancía con el correspondiente albarán y el departamento responsable comprueba que el envío cumple con las condiciones pactadas, especialmente en lo que se refiere a los requisitos de cantidad y de calidad.
Después tendremos que analizar la factura. La empresa, cuando recibe la factura del proveedor, la conforma, comprobando que se ajusta a lo indicado en el pedido y en el albarán de entrega. El paso siguiente es el del pago al proveedor, éste se origina cuando se da de alta la orden de pago por el departamento solicitante. Cuando recibimos el producto se debe contactar con el departamento de contabilidad y que éste de la conformidad de recepción y se debe realizar el registro de la entrada del activo correspondiente, una vez hecho esto se registra el pago, entonces inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, es ahí cuando la empresa se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas en la orden de compra.
Un ejemplo podría ser el de un nuevo supermercado, en el cual se necesitan heladeras y freezers para mantener la mercadería y poder venderla. Si somos del departamento de producción nos pondremos en contacto con el departamento de contabilidad y la gerencia. Y así, luego de cumplir los pasos anteriormente mencionados, poder contactar al proveedor e iniciar una transacción y hacer los registros contables pertinentes que den cuenta de lo ocurrido y empezar a disponer de un nuevo activo para nuestra empresa.
